Privacy Policy

1 Algemeen

1.1 Inleiding

Dit privacybeleid vertelt u wat u van ons kunt verwachten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens wanneer u contact met ons opneemt of gebruik maakt van een van onze diensten. In wat volgt zullen we u vertellen waarom we uw gegevens kunnen verwerken, voor welk doel we ze verwerken, waarom u ze aan ons moet verstrekken en hoe lang we ze opslaan. We vermelden ook of er andere ontvangers van uw persoonlijke gegevens zijn, of we van plan zijn deze naar een ander land over te dragen en of we geautomatiseerde beslissingen nemen of gebruik maken van profilering.

Bij het verzamelen en gebruiken van deze gegevens is de organisatie onderworpen aan een verscheidenheid aan wetgeving die controleert hoe dergelijke activiteiten kunnen worden uitgevoerd en welke waarborgen er moeten worden ingebouwd om deze te beschermen.

Het doel van dit beleid is om de relevante wetgeving vast te leggen en de stappen te beschrijven die COMTEXT onderneemt om ervoor te zorgen dat deze wetgeving wordt nageleefd.

Deze controle is van toepassing op alle systemen, mensen en processen die de informatiesystemen van de organisatie vormen, waaronder bestuursleden, directeuren, medewerkers, leveranciers en andere derden die toegang hebben tot COMTEXT hun systemen.

1.2 Identiteit

COMTEXT VOF, met maatschappelijke zetel te Kneuterlaan 20 – 2920 Kalmthout te België, ingeschreven in het Rechtspersonenregister, met BTW-nummer BE 0816.702.287, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Lutgard Heyvaerts.

1.3 Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming  (GDPR) is een van de belangrijkste wetgevingsteksten over de manier waarop COMTEXT verwerkingsactiviteiten uitvoert.

GDPR werd in België omgezet door de ‘Wet op de gegevensbescherming’ van 30 juli 2018.

Er kunnen aanzienlijke boetes worden opgelegd als er sprake is van een inbreuk in het kader van GDPR, die bedoeld is om de persoonsgegevens van burgers van de Europese Unie te beschermen. Deze policy van COMTEXT zorgt ervoor dat onze naleving van GDPR en andere relevante wetgeving te allen tijde duidelijk en aantoonbaar is.

1.4 Definities en principes

1.4.1 Persoonlijke gegevens

Elke informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“betrokkene”); als identificeerbare natuurlijke persoon wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer, een identificatienummer, locatiegegevens, een online-identificatienummer of een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;

1.4.2 Verwerking

Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of reeksen van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde middelen, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, met elkaar in verband brengen, beperken, wissen of vernietigen van gegevens;

1.4.3 Verwerkingsverantwoordelijke

De natuurlijke of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of andere instantie die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; indien het doel van en de middelen voor deze verwerking worden bepaald door het recht van de Unie of van de lidstaten, kan in het recht van de Unie of van de lidstaten in de voor de verwerking verantwoordelijke of in de specifieke criteria voor de benoeming van de verantwoordelijke worden voorzien;

1.4.4 Fundamentele beginselen

Persoonsgegevens moeten:

a) worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is („rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie”);

b) voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt; de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden wordt overeenkomstig artikel 89, lid 1, niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd („doelbinding”);

c) toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt („minimale gegevensverwerking”);

d) juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd; alle redelijke maatregelen moeten worden genomen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren („juistheid”);

e) worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is; persoonsgegevens mogen voor langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt overeenkomstig artikel 89, lid 1, mits de bij deze verordening vereiste passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen („opslagbeperking”);

f) door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging („integriteit en vertrouwelijkheid”).

De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van lid 1 en kan deze aantonen („verantwoordingsplicht”).

1.5 Statement

COMTEXT zal ervoor zorgen dat het aan al deze principes voldoet, zowel bij de huidige verwerking als bij de invoering van nieuwe verwerkingsmethoden, zoals nieuwe IT-systemen.

2 Data Transparency

2.1 Het doel en de rechtsgrond van de verwerking

Er zijn zes rechtsgronden waarop de rechtmatigheid  van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van GDPR kan worden geënt. Het is het beleid van COMTEXT om de geschikte basis voor de verwerking te identificeren en te documenteren, in overeenstemming met de verordening.

2.2 Welke gegevens worden er verwerkt?

In de volgende tabel zullen de volgende gegevens weergegeven worden:

  • Welke verwerkingsactiviteit?
  • Voor welk doeleinde worden deze gegevens verwerkt?
  • Welke categorie van persoonsgegevens wordt er verwerkt?
  • Wat is de rechtsgrond voor de verwerking?
  • Wie zijn de ontvangers van de verwerking?
  • Wat is de bewaartermijn voor de verwerking?
CategorieIDActiviteit
Verwerkingsdoeleinde
Bron
Betrokkene
Categorie persoonsgegevensRechtsgrondOntvangersBewaartermijn
Marketing1Social Media

(Facebook & LinkedIn)

KlantenIdentificatiegegevens
Contactgegevens
Gerechtvaardigd belangindividuen of organisaties in directe relatie met de verantwoordelijkenGedurende 3 jaar na laatste contactname
2Foto’s & video’s(Potentiële) klanten – partnersIdentificatiegegevens
Contactgegevens
Foto’s en video’s
Toestemming/Gedurende 3 jaar na laatste contactname
Sales1ProspectenbeheerPotentiële klantenIdentificatiegegevens
Contactgegevens
Noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst/3 jaar na laatste contactname
2NetwerkevenementenPotentiële klanten – Potentiële partners – RelatiesIdentificatiegegevens
Contactgegevens
Gerechtvaardigd belangindividuen of organisaties in directe relatie met de verantwoordelijkenGedurende 3 jaar na laatste contactname
Website – Contact1ContactformulierBezoekers websiteIdenficatiegegevens ContactgegevensGerechtvaardigd belangindividuen of organisaties in directe relatie met de verantwoordelijken
softwareleveranciers
3 jaar na laatste contactname
2CookiesBezoekers websiteIdenficatiegegevensToestemmingindividuen of organisaties in directe relatie met de verantwoordelijken
softwareleveranciers
3 jaar na laatste contactname
3Google Analytics Report
Google Tag Manager
Bezoekers websiteIdenficatiegegevensToestemmingindividuen of organisaties in directe relatie met de verantwoordelijken
softwareleveranciers
3 jaar na laatste contactname

2.3 Ontvangers

Wij zullen uw gegevens niet delen met derden met het oog op direct marketing.

Wij delen uw informatie om aan de bovengenoemde doeleinden te voldoen. Alle medewerkers die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens begrijpen hun verantwoordelijkheid voor de naleving van goede praktijken op het gebied van gegevensbescherming.

Wij maken gebruik van verwerkers, die derden zijn, die elementen van diensten voor ons leveren. Wij hebben verwerkingsovereenkomsten met onze verwerkers. Dit betekent dat zij niets kunnen doen met uw persoonlijke gegevens, tenzij wij hen hebben geïnstrueerd om dit te doen. Zij zullen uw persoonlijke informatie niet delen met andere organisaties dan COMTEXT. Zij zullen deze gegevens veilig bewaren en opslaan voor de periode die wij hun opdragen.

In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om informatie te delen. Bijvoorbeeld op grond van een gerechtelijk bevel of wanneer wij samenwerken met andere Europese toezichthoudende instanties bij de behandeling van klachten of onderzoeken. We kunnen ook informatie delen met andere regelgevende instanties om hun of onze doelstellingen te bevorderen. In elk geval zullen we ons ervan vergewissen dat we een wettelijke basis hebben om de informatie te delen en onze besluitvorming te documenteren en dat we een wettelijke basis hebben om de informatie te delen.

2.4 Veiligheid en vertrouwelijkheid

COMTEXT garandeert dat de verwerking van jouw persoonsgegevens op een adequate, correcte en veilige wijze gebeurt. Er werden passende, technische en organisatorische maatregelen genomen om enig verlies, vervalsing of onrechtmatige wijziging van, alsook onrechtmatige toegang, tot de persoonsgegevens te voorkomen.

2.5 Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De verzamelde persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard in functie van hun doeleinde. Dit varieert afhankelijk van de respectievelijke activiteit. Vragen via het contactformulier worden actief bijgehouden tot dit afdoende werd afgehandeld, erna wordt dit passief bewaard in het kader van statistieken en meting van klantentevredenheid. Voor de cookies geldt een gedifferentieerde bewaartermijn, afhankelijk van het type cookie en de aanbieder.

3 Data Management

3.1 Rechten van de betrokkenen

De betrokkene heeft ook rechten op grond van GDPR. Deze bestaan uit:

  • het recht op informatie
  • het recht op toegang
  • het recht op correctie
  • het recht om te wissen
  • het recht om de verwerking te beperken
  • het recht op gegevensportabiliteit
  • het recht om bezwaar aan te tekenen
  • rechten in verband met geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

Elk van deze rechten wordt ondersteund door passende procedures binnen het bedrijf van de klant die het mogelijk maken om binnen de in het GDPR gestelde termijnen de nodige maatregelen te nemen.

Deze tijdschema’s worden hieronder weergegeven.

Verzoek betrokkeneTermijn
Het recht op informatieWanneer gegevens worden verzameld (indien verstrekt door de betrokkene) of binnen een maand (indien niet verstrekt door de betrokkene)
Het recht op toegang1 maand
Het recht op rectificatie1 maand
Het recht op wissenZonder enige redelijke vertraging
Het recht op beperking van de verwerkingZonder enige redelijke vertraging
Het recht op dataportabiliteit1 maand
Het recht om verzet aan te tekenenBij ontvangst van het bezwaar
Rechten in verband met automatische besluitvorming en profileringNiet gespecifieerd

Elke rechtsgrond voor rechtmatige verwerking schept relevante rechten voor de betrokkene, zoals hieronder weergegeven:

Rechten van de betrokkeneRechtsgrond
ToestemmingContractWettelijkVitaalAlgemeenLegitiem
Toestemming intrekkenJaNeeNeeNeeNeeNee
InformatieJaJaJaJaJaJa
ToegangJaJaJaJaJaJa
CorrectieJaJaJaJaJaJa
WissenJaNeeNeeNeeNeeJa
BeperkenJaJaJaJaJaJa
DataportabiliteitJaJaNeeNeeNeeNee
BezwaarNeeNeeNeeNeeJaJa
Automatische besluitvorming en profileringNeeNeeNeeJaJaJa

3.2 Recht op toegang, correctie, wissen en portabiliteit

Volgens de wet kunt u ons vragen welke informatie wij over u bewaren en u kunt ons vragen deze informatie te corrigeren als deze onjuist is. Als wij uw toestemming hebben gevraagd om uw persoonlijke gegevens te verwerken, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

Als wij uw persoonlijke gegevens verwerken om redenen van toestemming of om een contract uit te voeren, kunt u ons vragen om u een kopie van de informatie in een machinaal leesbare vorm te geven, zodat u deze aan een andere aanbieder kunt doorgeven.

Als wij uw persoonlijke gegevens verwerken om redenen van toestemming of rechtmatig belang, kunt u vragen om uw gegevens te wissen.

3.3 Recht op beperking of bezwaar

De betrokkene heeft het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking die gebaseerd is op de volgende rechtsgronden:

  • Voor de vervulling van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag die aan de verwerkingsverantwoordelijke wordt toevertrouwd
  • In het kader van de rechtmatige belangen van de verwerkingsverantwoordelijke

Nadat een bezwaar werd gemaakt, moet COMTEXT de gronden waarop de verwerking is gebaseerd rechtvaardigen en de verwerking opschorten totdat dit is gebeurd. Wanneer de persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing hebben wij geen andere keuze dan de gegevens niet meer te verwerken.

3.4 Toestemming

De betrokkene heeft het recht om zijn toestemming in te trekken wanneer de rechtsgrondslag voor de verwerking van zijn persoonsgegevens die van de toestemming is (d.w.z. dat de verwerking niet gebaseerd is op een andere rechtvaardiging die door de GDPR is toegestaan, zoals contractuele of wettelijke verplichting).

Alvorens de persoonsgegevens van de betrokkene van verwerking uit te sluiten, moet worden bevestigd dat toestemming inderdaad de basis van de verwerking is. Zo niet, dan kan het verzoek worden afgewezen op grond van het feit dat voor de verwerking geen toestemming van de betrokkene vereist is. Anders moet het verzoek worden ingewilligd.

In veel gevallen zal het geven en intrekken van de toestemming elektronisch, d.w.z. online, beschikbaar zijn en is deze procedure niet vereist.

Wanneer de toestemming betrekking heeft op een kind (in België gedefinieerd door de leeftijd van – 13 jaar)) moet het geven of intrekken van de toestemming worden goedgekeurd door de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het kind draagt.

3.5 Automatische besluitvorming en profilering

De betrokkene heeft het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming wanneer het besluit een belangrijk effect op hem heeft, en kan waar nodig aandringen op menselijk ingrijpen. De betrokkene heeft ook het recht zijn standpunt kenbaar te maken en besluiten te betwisten.

Er zijn uitzonderingen op dit recht, namelijk als het om een beslissing gaat:

  • noodzakelijk voor een overeenkomst
  • wettelijk toegestaan
  • gebaseerd op de expliciete toestemming van de betrokkene.

Bij de beoordeling van dit soort verzoeken moet worden beoordeeld of de bovengenoemde uitzonderingen in het specifieke geval in kwestie van toepassing zijn.

3.6 Verzoek

Om een verzoek met betrekking tot uw persoonlijke gegevens per e-mail in te dienen, kunt u het volgende mailadres gebruiken info@comtext.be .

4 Data Governance

4.1 Klachten

Als u een klacht heeft over het gebruik van uw gegevens heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit, de GBA (Gegevensbeschermingsautoriteit).

U kunt contact met hen opnemen via:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

4.2 Naleving

De volgende acties worden ondernomen om ervoor te zorgen dat COMTEXT ten allen tijde voldoet aan het accountability principe van de GDPR:

  • De rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens is duidelijk en ondubbelzinnig.
  • Er wordt een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld met een specifieke verantwoordelijkheid voor de gegevensbescherming in de organisatie (indien nodig).
  • Alle medewerkers die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens begrijpen hun verantwoordelijkheid voor het volgen van goede praktijken op het gebied van gegevensbescherming.
  • Alle medewerkers hebben een opleiding op het gebied van gegevensbescherming gekregen.
  • De regels betreffende de toestemming worden gevolgd
  • De betrokkenen die hun rechten met betrekking tot persoonsgegevens wensen uit te oefenen, kunnen gebruik maken van de beschikbare procedures en dergelijke verzoeken om inlichtingen worden op doeltreffende wijze behandeld.
  • De procedures met betrekking tot persoonsgegevens worden regelmatig herzien.
  • Privacy by design wordt overgenomen voor alle nieuwe of gewijzigde systemen en processen.
  • De volgende documentatie van de verwerkingsactiviteiten wordt geregistreerd:

– Naam van de organisatie en relevante gegevens
– Doel van de verwerking van persoonsgegevens
– Categorieën van personen en verwerkte persoonsgegevens
– Categorieën van ontvangers van persoonsgegevens
– Overeenkomsten en mechanismen voor de doorgifte van persoonsgegevens naar niet-EU-landen, met inbegrip van bijzonderheden over de bestaande controles.
– Schema’s voor het bewaren van persoonlijke gegevens
– Relevante technische en organisatorische controles zijn van kracht.

Deze acties worden regelmatig geëvalueerd.

5 Geldigheids- en documentenbeheer

Dit document opgemaakt 11/08/2020.

De eigenaar van deze policy is COMTEXT. COMTEXT zal deze policy minstens één keer per jaar controleren en indien nodig bijwerken. Dit naarmate dat onze diensten en het gebruik van persoonlijke gegevens evolueert.

Indien wij uw persoonlijke gegevens willen gebruiken op een manier die we nog niet eerder hebben geïdentificeerd, zullen we contact met u opnemen. Dit om hierover informatie te vertrekken en indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.